Aviso de Privacidad

Última actualización: 22 de septiembre de 2026

Este Aviso de Privacidad explica cómo ImmCase Digital Solutions Ltd («ImmCase», «nosotros») trata la información personal en el servicio de gestión de despachos ImmCase y en www.immcase.com.

ImmCase lo utilizan despachos y consultores de inmigración para llevar su práctica: contactos, solicitantes, casos, documentos, listas de verificación, cotizaciones y facturas. Otras dos políticas cubren productos específicos y siguen vigentes para ellos: la aplicación móvil ImmCase CRM e ImmCase Meet.

Quién es responsable de la información

Esta distinción importa, porque la mayor parte de la información personal dentro de ImmCase no es nuestra.

Su despacho es responsable de la información de sus clientes. Cuando un despacho usa ImmCase, es el despacho quien decide qué información recaba sobre sus clientes y solicitantes, para qué, quién dentro del despacho puede verla y cuánto tiempo se conserva. En términos de protección de datos, el despacho es el responsable del tratamiento y nosotros somos su proveedor de servicios.
Nosotros respondemos por el servicio en sí: las cuentas que emitimos, la relación de facturación con el despacho y la seguridad de la plataforma donde residen sus registros.

Si usted es cliente de un despacho que usa ImmCase y desea consultar, corregir o eliminar su información, contacte directamente a ese despacho. Ellos tienen los registros y ellos deciden qué ocurre con ellos. Nosotros apoyaremos al despacho en su respuesta, pero no podemos actuar sobre sus registros por iniciativa propia.

Qué tratamos

Los registros de su despacho. Contactos, solicitantes, casos, notas, listas de verificación, documentos cargados, cotizaciones, facturas, pagos y acuerdos. Estos datos son de su despacho. Los almacenamos y tratamos para prestar el servicio, y para ningún otro fin.
Información de la cuenta. El nombre, correo de trabajo y rol de cada usuario que su despacho crea, y la contraseña que define, que se almacena cifrada mediante hash y nunca en forma legible.
Información de facturación. Los datos de la empresa y el historial de suscripción. Los datos de la tarjeta se introducen directamente ante nuestro procesador de pagos y nunca se guardan en nuestros servidores.
Registros técnicos. Nuestros servidores registran información ordinaria de cada solicitud, como la dirección IP, el tipo de navegador, la página solicitada y la hora, que usamos para operar y proteger el servicio. ImmCase también mantiene una pista de auditoría dentro del entorno de cada despacho que registra qué usuario creó, modificó, cargó o descargó qué, y cuándo: un registro que el despacho puede consultar como parte de sus propias obligaciones de gestión de expedientes.

Buzones de correo conectados

ImmCase puede conectar la cuenta de correo de un despacho para que la correspondencia aparezca junto al contacto o caso correspondiente. Esta sección describe exactamente qué implica eso, incluido cuando el buzón se conecta con el inicio de sesión de Microsoft o de Google.

Cómo se autoriza la conexión. Al conectar un buzón de Outlook, Microsoft 365 o Gmail, usted inicia sesión directamente con Microsoft o Google y aprueba el acceso. Su contraseña de correo nunca se nos muestra ni la almacenamos. Solo recibimos los tokens de acceso y de actualización que emiten Microsoft o Google, y los guardamos cifrados.
Qué leemos. Recuperamos mensajes de las carpetas que usted elija, dentro de una ventana de tiempo reciente que su despacho configura, y no de todo el historial del buzón. De cada mensaje guardamos una copia en el entorno ImmCase de su despacho: remitente y destinatarios, asunto, fecha, el cuerpo del mensaje y los nombres, tipos y tamaños de los adjuntos. Eso es lo que permite buscar el correo en el CRM y adjuntarlo a un caso.
Qué hacemos con ello. Mostrar su correo en ImmCase, vincularlo al contacto o caso correspondiente y enviar los mensajes que usted decida enviar. Nada más.
Qué nunca hacemos. No usamos el contenido de su buzón para publicidad, no lo vendemos, no lo compartimos con nadie fuera de los encargados que se enumeran más abajo y no lo usamos para entrenar, ajustar ni evaluar ningún modelo de aprendizaje automático.
Envío. Los mensajes que envía desde ImmCase salen por su propio buzón conectado, hacia los destinatarios que usted indique.
Cómo desactivarlo. Puede desconectar un buzón en ImmCase cuando quiera, lo que detiene la sincronización y elimina las credenciales almacenadas. También puede revocar nuestro acceso desde la configuración de seguridad de su cuenta de Microsoft o Google. Los mensajes ya copiados en el entorno de su despacho siguen formando parte de los registros del despacho, bajo sus reglas de conservación, hasta que el despacho los elimine.

Dónde se almacena

Los datos de producción de ImmCase — registros de clientes, documentos cargados y formularios generados — se almacenan en servidores dedicados ubicados en Beauharnois, Quebec, Canadá, operados en una instalación de OVHcloud. ImmCase funciona sobre hardware dedicado y no sobre instancias de nube compartidas entre varios clientes. Cada despacho recibe su propia base de datos independiente — no una tabla compartida con una columna de cliente — de modo que los registros de un despacho no pueden devolverse a otro por una consulta equivocada.

Quién más participa

Utilizamos un número reducido de proveedores para prestar ImmCase. Actúan siguiendo nuestras instrucciones y están sujetos a obligaciones de confidencialidad. Los despachos son avisados con antelación de cualquier cambio material en esta lista.

OVHcloud — alojamiento en servidores dedicados, en Canadá. Contiene todos los datos de la aplicación.
SMTP2GO — entrega del correo saliente que ImmCase envía por cuenta del servicio, como notificaciones y restablecimientos de contraseña. Recibe el contenido del mensaje y las direcciones de los destinatarios.
Stripe — procesamiento de pagos de las suscripciones. Recibe únicamente datos de facturación, nunca datos de clientes ni de casos.

También divulgamos información cuando la ley lo exige. No vendemos información personal, y nunca lo hemos hecho.

Procesamiento de documentos e inteligencia artificial

El reconocimiento de texto se ejecuta en nuestra propia infraestructura en Canadá. La extracción de texto de los documentos cargados se realiza en servidores operados por ImmCase. Los documentos de clientes no se envían a servicios de reconocimiento de terceros.
Sin entrenamiento con datos de clientes. La información almacenada en ImmCase no se usa para entrenar, ajustar ni evaluar ningún modelo de aprendizaje automático, ni por nosotros ni por nadie más.
Sin proveedores externos de modelos. ImmCase no envía los datos de clientes de un despacho a proveedores externos de inteligencia artificial.

Si introdujéramos una función que transmitiera datos al exterior, lo indicaremos en una versión actualizada de este aviso y, cuando corresponda, será de adhesión voluntaria.

Cómo lo protegemos

Todo el tráfico de la aplicación y de la API viaja cifrado con TLS; las solicitudes HTTP en claro se redirigen a HTTPS, y las interfaces administrativas no están expuestas públicamente.
Las credenciales que custodiamos por usted — contraseñas de buzones, los tokens de acceso emitidos por Microsoft y Google, y las claves de almacenamiento y telefonía — se guardan cifradas dentro de la base de datos, de modo que resultan ilegibles incluso para quien tuviera un volcado de la base. Los registros de clientes en sí no están cifrados en la capa de aplicación; se protegen mediante la separación y los controles de acceso aquí descritos y mediante los controles del sistema operativo en los servidores.
Las contraseñas de los usuarios se almacenan con hash, nunca en forma legible.
Los permisos se asignan por rol y por módulo, de modo que el personal solo ve las funciones y los archivos que su rol requiere. Las sesiones caducan por inactividad y un administrador del despacho puede cerrarlas.
Nuestro propio acceso administrativo está limitado a personal nombrado, usa credenciales individuales, queda registrado y se revoca al cambiar de función o al finalizar la relación. El personal de soporte entra al entorno de un despacho solo cuando es necesario para resolver una solicitud o incidencia.

Preferimos declarar nuestras limitaciones actuales antes que describir controles que no tenemos: la autenticación multifactor todavía no está disponible en ImmCase y es un compromiso de nuestra hoja de ruta, y el cifrado de disco completo no se aplica actualmente a los servidores de producción — los datos sensibles se protegen en la capa de aplicación y de base de datos. Existe un informe más amplio de seguridad y conservación a disposición de los despachos que lo soliciten.

Si algo sale mal

Si confirmamos un incidente de seguridad que afecte a los datos de un despacho, se lo notificaremos al contacto designado de ese despacho sin demora indebida y, en todo caso, dentro de las 72 horas siguientes a la confirmación, con los hechos conocidos en ese momento, las categorías de datos afectadas y las medidas correctivas adoptadas o previstas. Dado que el despacho es responsable de la información personal que custodia, cualquier notificación a las personas afectadas o a una autoridad sigue siendo decisión del despacho; nosotros aportaremos la información razonablemente necesaria para respaldarla.

Cuánto tiempo se conserva, y cómo recuperarlo

La conservación la decide su despacho. Los registros y documentos se conservan durante el tiempo que el despacho requiera, conforme a sus propias obligaciones profesionales de archivo. No imponemos un plazo más corto ni eliminamos registros automáticamente.
Eliminación. Los registros eliminados por un usuario se retiran de la aplicación activa de inmediato. Los datos eliminados pueden permanecer en las copias de seguridad hasta que estas caduquen en su ciclo normal. A solicitud por escrito, confirmaremos la eliminación por escrito.
Exportación. Un despacho puede exportar sus datos en cualquier momento durante la suscripción. Al terminar, se entrega una exportación completa de los registros estructurados y los documentos almacenados en un formato legible por máquina. La exportación estándar no tiene costo y no existe restricción contractual alguna a la capacidad del despacho de llevarse sus datos. El plazo de recuperación es de 30 días. Transcurrido este, y a más tardar 90 días después del cierre, los datos del despacho — incluida cualquier copia de archivo generada al cerrar la cuenta — se eliminan de los sistemas de producción, y de las copias de seguridad conforme estas caducan. No conservamos un archivo a largo plazo de los datos de un despacho. Los detalles están en nuestro Acuerdo de Tratamiento de Datos.

Este sitio web

Al margen del servicio ImmCase, www.immcase.com recaba muy poco:

Lo que usted nos envía. Si usa el formulario de contacto o nos escribe, recibimos su nombre, correo electrónico y mensaje, y los usamos para responderle y preparar una propuesta.
Registros del servidor. Información ordinaria de las solicitudes, usada para seguridad y diagnóstico.
Cookie de idioma. Una cookie funcional, pll_language, recuerda si prefiere inglés, español o francés.
Analítica. Usamos Google Analytics para saber qué páginas resultan útiles a los visitantes. Instala cookies en su navegador y envía a Google información sobre su visita, incluida una versión truncada de su dirección IP, las páginas que consulta y su ubicación general. Puede desactivarlo con el complemento de navegador de Google o bloqueando estas cookies en su navegador.

No usamos cookies de publicidad ni de seguimiento entre sitios en este sitio web.

Sus derechos

Según dónde resida, puede tener derecho a solicitar el acceso a la información personal que tengamos sobre usted, a que se rectifique, a que se elimine, a oponerse a su tratamiento o limitarlo, y a recibirla en un formato portátil. Quienes residan en México pueden ejercer sus derechos ARCO — acceso, rectificación, cancelación y oposición — conforme a la LFPDPPP. También puede presentar una reclamación ante su autoridad de protección de datos: en Canadá, la Oficina del Comisionado de Privacidad de Canadá o su equivalente provincial; en México, el organismo garante correspondiente.

Para ejercer estos derechos sobre información que custodiamos como proveedor de servicios — es decir, registros dentro del entorno ImmCase de un despacho — contacte a ese despacho. Para información que tratamos por derecho propio, como una cuenta de usuario o una relación de facturación, escríbanos a la dirección indicada abajo y responderemos dentro del plazo que su legislación establezca.

Menores

ImmCase es una herramienta profesional para adultos y no está dirigida a menores. Los expedientes migratorios incluyen legítimamente información sobre menores, capturada por un despacho respecto de sus propios clientes; esa información es responsabilidad del despacho y se trata como cualquier otro registro de cliente.

Cambios a este aviso

Podemos actualizar este aviso. Los cambios se publican en esta página con una nueva fecha de «Última actualización», y comunicaremos directamente a los despachos suscritos cualquier cambio que les afecte de forma material.

Contacto

ImmCase Digital Solutions Ltd
Correo: privacy@immcase.com
Sitio web: www.immcase.com