Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 22 septembre 2026

La présente politique explique comment ImmCase Digital Solutions Ltd (« ImmCase », « nous ») traite les renseignements personnels dans le service de gestion de cabinet ImmCase et sur www.immcase.com.

ImmCase est utilisé par des cabinets et des consultants en immigration pour gérer leur pratique : contacts, demandeurs, dossiers, documents, listes de vérification, devis et factures. Deux autres politiques visent des produits précis et demeurent en vigueur pour eux : l’application mobile ImmCase CRM et ImmCase Meet.

Qui est responsable des renseignements

Cette distinction compte, car la plupart des renseignements personnels contenus dans ImmCase ne nous appartiennent pas.

Votre cabinet est responsable des renseignements de ses clients. Lorsqu’un cabinet utilise ImmCase, c’est lui qui décide quels renseignements il recueille sur ses clients et demandeurs, à quelles fins, qui peut les consulter au sein du cabinet et pendant combien de temps ils sont conservés. En matière de protection des renseignements personnels, le cabinet est le responsable du traitement et nous sommes son fournisseur de services.
Nous répondons du service lui-même : les comptes que nous émettons, la relation de facturation avec le cabinet et la sécurité de la plateforme où reposent ses dossiers.

Si vous êtes client d’un cabinet qui utilise ImmCase et souhaitez consulter, corriger ou supprimer vos renseignements, veuillez vous adresser directement à ce cabinet. C’est lui qui détient les dossiers et qui décide de leur sort. Nous l’assisterons dans sa réponse, mais nous ne pouvons pas agir sur ses dossiers de notre propre initiative.

Ce que nous traitons

Les dossiers de votre cabinet. Contacts, demandeurs, dossiers, notes, listes de vérification, documents téléversés, devis, factures, paiements et ententes. Ces données appartiennent à votre cabinet. Nous les stockons et les traitons pour fournir le service, et à aucune autre fin.
Renseignements de compte. Le nom, le courriel professionnel et le rôle de chaque utilisateur créé par votre cabinet, ainsi que le mot de passe choisi, stocké sous forme de empreinte cryptographique et jamais en clair.
Renseignements de facturation. Les coordonnées de l’entreprise et l’historique d’abonnement. Les données de carte sont saisies directement auprès de notre processeur de paiement et ne sont jamais conservées sur nos serveurs.
Données techniques. Nos serveurs consignent les informations ordinaires de chaque requête : adresse IP, type de navigateur, page demandée et horodatage, utilisées pour exploiter et sécuriser le service. ImmCase tient également une piste de vérification dans l’environnement de chaque cabinet, indiquant quel utilisateur a créé, modifié, téléversé ou téléchargé quoi, et quand — un registre que le cabinet peut consulter dans le cadre de ses propres obligations de tenue de dossiers.

Boîtes de courriel connectées

ImmCase peut connecter la boîte de courriel d’un cabinet afin que la correspondance s’affiche à côté du contact ou du dossier correspondant. Cette section décrit précisément ce que cela implique, y compris lorsque la boîte est connectée au moyen de la connexion Microsoft ou Google.

Comment l’accès est autorisé. Lorsque vous connectez une boîte Outlook, Microsoft 365 ou Gmail, vous vous authentifiez directement auprès de Microsoft ou de Google et approuvez l’accès. Votre mot de passe de messagerie ne nous est jamais communiqué et n’est jamais stocké par nous. Nous ne recevons que les jetons d’accès et d’actualisation émis par Microsoft ou Google, que nous conservons chiffrés.
Ce que nous lisons. Nous récupérons les messages des dossiers que vous choisissez, sur une fenêtre temporelle récente configurée par votre cabinet, et non l’historique complet de la boîte. De chaque message nous conservons une copie dans l’environnement ImmCase de votre cabinet : expéditeur et destinataires, objet, date, corps du message, ainsi que le nom, le type et la taille des pièces jointes. C’est ce qui permet de rechercher le courriel dans le CRM et de le joindre à un dossier.
Ce que nous en faisons. Afficher votre courriel dans ImmCase, le rattacher au contact ou au dossier correspondant et envoyer les messages que vous choisissez d’envoyer. Rien d’autre.
Ce que nous ne faisons jamais. Nous n’utilisons pas le contenu de votre boîte à des fins publicitaires, nous ne le vendons pas, nous ne le partageons avec personne en dehors des sous-traitants énumérés ci-dessous, et nous ne l’utilisons pas pour entraîner, affiner ou évaluer un modèle d’apprentissage automatique.
Envoi. Les messages que vous envoyez depuis ImmCase partent de votre propre boîte connectée, vers les destinataires que vous indiquez.
Comment y mettre fin. Vous pouvez déconnecter une boîte dans ImmCase à tout moment, ce qui arrête la synchronisation et supprime les identifiants conservés. Vous pouvez aussi révoquer notre accès depuis les paramètres de sécurité de votre compte Microsoft ou Google. Les messages déjà copiés dans l’environnement de votre cabinet demeurent partie de ses dossiers, selon ses propres règles de conservation, jusqu’à ce que le cabinet les supprime.

Où les données sont stockées

Les données de production d’ImmCase — dossiers clients, documents téléversés et formulaires générés — sont stockées sur des serveurs dédiés situés à Beauharnois, au Québec, Canada, exploités dans une installation d’OVHcloud. ImmCase fonctionne sur du matériel dédié plutôt que sur des instances infonuagiques partagées entre plusieurs clients. Chaque cabinet reçoit sa propre base de données distincte — et non une table partagée comportant une colonne client — de sorte que les dossiers d’un cabinet ne peuvent pas être renvoyés à un autre à la suite d’une requête erronée.

Qui d’autre intervient

Nous faisons appel à un petit nombre de fournisseurs pour offrir ImmCase. Ils agissent selon nos instructions et sont tenus à des obligations de confidentialité. Les cabinets sont avisés à l’avance de toute modification importante de cette liste.

OVHcloud — hébergement sur serveurs dédiés, au Canada. Contient l’ensemble des données applicatives.
SMTP2GO — acheminement des courriels sortants qu’ImmCase envoie pour le compte du service, comme les notifications et les réinitialisations de mot de passe. Reçoit le contenu des messages et les adresses des destinataires.
Stripe — traitement des paiements d’abonnement. Ne reçoit que des données de facturation, jamais de données de clients ou de dossiers.

Nous communiquons également des renseignements lorsque la loi l’exige. Nous ne vendons pas de renseignements personnels, et ne l’avons jamais fait.

Traitement documentaire et intelligence artificielle

La reconnaissance de texte s’exécute sur notre propre infrastructure au Canada. L’extraction du texte des documents téléversés se fait sur des serveurs exploités par ImmCase. Les documents des clients ne sont pas transmis à des services de reconnaissance tiers.
Aucun entraînement sur les données clients. Les renseignements conservés dans ImmCase ne servent pas à entraîner, affiner ou évaluer un modèle d’apprentissage automatique, ni par nous ni par quiconque.
Aucun fournisseur de modèles tiers. ImmCase ne transmet pas les données clients d’un cabinet à des fournisseurs externes d’intelligence artificielle.

Si nous introduisions une fonction transmettant des données à l’extérieur, nous l’indiquerions dans une version mise à jour de la présente politique et, le cas échéant, sur une base facultative.

Comment nous les protégeons

Tout le trafic applicatif et d’API circule chiffré par TLS ; les requêtes HTTP en clair sont redirigées vers HTTPS, et les interfaces d’administration ne sont pas exposées publiquement.
Les identifiants que nous détenons pour vous — mots de passe de boîtes de courriel, jetons d’accès émis par Microsoft et Google, clés de stockage et de téléphonie — sont chiffrés dans la base de données, de sorte qu’ils demeurent illisibles même pour qui disposerait d’une copie de la base. Les dossiers clients eux-mêmes ne sont pas chiffrés au niveau applicatif ; ils sont protégés par la séparation et les contrôles d’accès décrits ici ainsi que par les contrôles du système d’exploitation sur les serveurs.
Les mots de passe des utilisateurs sont stockés sous forme d’empreinte, jamais en clair.
Les permissions sont attribuées par rôle et par module, de sorte que le personnel ne voit que les fonctions et les fichiers que son rôle exige. Les sessions expirent après inactivité et un administrateur du cabinet peut y mettre fin.
Notre propre accès administratif est limité à des personnes nommées, utilise des identifiants individuels, est journalisé et est révoqué en cas de changement de fonction ou de départ. Le personnel de soutien n’entre dans l’environnement d’un cabinet que lorsque cela est nécessaire pour traiter une demande ou un incident.

Nous préférons énoncer nos limites actuelles plutôt que décrire des mesures que nous n’avons pas : l’authentification multifacteur n’est pas encore offerte dans ImmCase et constitue un engagement de notre feuille de route, et le chiffrement intégral des disques n’est pas appliqué actuellement aux serveurs de production — les données sensibles sont protégées au niveau applicatif et à celui de la base de données. Un aperçu plus complet de la sécurité et de la conservation est remis aux cabinets sur demande.

En cas d’incident

Si nous confirmons un incident de sécurité touchant les données d’un cabinet, nous en aviserons la personne-ressource désignée de ce cabinet sans délai indu et, en tout état de cause, dans les 72 heures suivant la confirmation, en indiquant les faits connus à ce moment, les catégories de données concernées et les mesures correctives prises ou prévues. Comme le cabinet est responsable des renseignements personnels qu’il détient, toute notification aux personnes concernées ou à une autorité demeure sa décision ; nous fournirons les renseignements raisonnablement nécessaires pour l’appuyer.

Durée de conservation et récupération

La conservation relève de votre cabinet. Les dossiers et documents sont conservés aussi longtemps que le cabinet l’exige, conformément à ses propres obligations professionnelles de tenue de dossiers. Nous n’imposons pas de délai plus court et ne supprimons pas de dossiers automatiquement.
Suppression. Les dossiers supprimés par un utilisateur sont retirés immédiatement de l’application active. Les données supprimées peuvent subsister dans les copies de sauvegarde jusqu’à leur expiration selon le cycle normal. Sur demande écrite, nous confirmerons la suppression par écrit.
Exportation. Un cabinet peut exporter ses données à tout moment pendant l’abonnement. À la résiliation, une exportation complète des dossiers structurés et des documents stockés est fournie dans un format lisible par machine. L’exportation standard est gratuite et aucune restriction contractuelle ne limite la capacité du cabinet à déplacer ses données. La période de récupération est de 30 jours. Ensuite, et au plus tard 90 jours après la fermeture, les données du cabinet — y compris toute copie d’archive constituée lors de la fermeture du compte — sont supprimées des systèmes de production, puis des sauvegardes à mesure que celles-ci expirent. Nous ne conservons aucune archive à long terme des données d’un cabinet. Les détails figurent dans notre Entente sur le traitement des données.

Ce site web

Indépendamment du service ImmCase, www.immcase.com recueille très peu de choses :

Ce que vous nous envoyez. Si vous utilisez le formulaire de contact ou nous écrivez, nous recevons votre nom, votre adresse courriel et votre message, que nous utilisons pour vous répondre et préparer une proposition.
Journaux du serveur. Informations ordinaires de requête, utilisées à des fins de sécurité et de dépannage.
Témoin de langue. Un seul témoin fonctionnel, pll_language, retient si vous préférez l’anglais, l’espagnol ou le français.
Statistiques. Nous utilisons Google Analytics pour savoir quelles pages sont utiles aux visiteurs. Cet outil dépose des témoins dans votre navigateur et transmet à Google des informations sur votre visite, dont une version tronquée de votre adresse IP, les pages consultées et votre localisation générale. Vous pouvez vous y soustraire au moyen du module complémentaire de Google ou en bloquant ces témoins dans votre navigateur.

Nous n’utilisons pas de témoins publicitaires ni de suivi intersites sur ce site web.

Vos droits

Selon votre lieu de résidence, vous pouvez avoir le droit de demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, leur rectification, leur suppression, de vous opposer à leur utilisation ou de la restreindre, et de les recevoir dans un format portable. Vous pouvez également porter plainte auprès de votre autorité de protection des renseignements personnels — au Canada, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou, au Québec, la Commission d’accès à l’information.

Pour exercer ces droits à l’égard de renseignements que nous détenons à titre de fournisseur de services — c’est-à-dire des dossiers situés dans l’environnement ImmCase d’un cabinet — veuillez vous adresser à ce cabinet. Pour les renseignements que nous détenons en propre, comme un compte d’utilisateur ou une relation de facturation, écrivez-nous à l’adresse ci-dessous et nous répondrons dans le délai prévu par la loi qui vous est applicable.

Mineurs

ImmCase est un outil professionnel destiné aux adultes et ne s’adresse pas aux enfants. Les dossiers d’immigration comportent légitimement des renseignements sur des mineurs, saisis par un cabinet au sujet de ses propres clients ; ces renseignements relèvent du cabinet et sont traités comme tout autre dossier client.

Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique. Les modifications sont publiées sur cette page avec une nouvelle date de « Dernière mise à jour », et nous informerons directement les cabinets abonnés de tout changement qui les touche de manière importante.

Nous joindre

ImmCase Digital Solutions Ltd
Courriel : privacy@immcase.com
Site web : www.immcase.com