ImmCase vs tableurs et disques partagés
La plupart des petits cabinets d'immigration ne fonctionnent pas avec un logiciel. Ils fonctionnent avec un tableur de suivi, un disque partagé, une boîte de courriel personnelle et la mémoire de quelqu'un — et pendant un temps, cela marche mieux qu'on ne l'admet. Cette page porte sur le moment où cela cesse de marcher, et sur la façon de savoir si vous y êtes déjà.
D'abord, ce qu'il faut reconnaître au tableur
Il ne coûte rien. Tout le monde sait déjà s'en servir. Il se plie à ce que vous décidez cette semaine, sans avoir à demander quoi que ce soit à un fournisseur. Pour un praticien seul qui porte une poignée de dossiers actifs, un tableur bien tenu vaut réellement mieux qu'un logiciel qu'il faut configurer avant qu'il serve à quelque chose. Quiconque vous dit le contraire est en train de vendre.
Ce qui change, ce n'est pas le tableur. C'est le nombre de choses qui doivent être vraies en même temps.
Là où cela commence à vous coûter
Voici les défaillances que décrivent les praticiens, dans l'ordre où elles arrivent habituellement.
- Personne d'autre ne peut prendre le relaisLe fichier a du sens pour la personne qui l'a bâti. Quand elle est absente, quelqu'un d'autre doit reconstituer l'état d'un dossier à partir d'une boîte de courriel et d'un répertoire — habituellement pendant qu'un client attend au téléphone.
- Le dossier est éparpilléLe statut est dans le tableur, les pièces sont sur le disque, les décisions sont dans les courriels, et la promesse que vous avez faite est dans WhatsApp. Aucun endroit ne répond à lui seul à la question « que s'est-il passé dans ce dossier ».
- Les échéances reposent sur la mémoireUn tableur ne rappelle rien à personne. Il affiche une date à qui l'ouvre, ce qui n'est pas la même chose qu'un dossier relancé.
- Les clients demandent parce qu'ils ne voient rienChaque « des nouvelles ? » est un client sans visibilité, et y répondre vous coûte plus cher que ne valait la mise à jour.
- Les mêmes données sont saisies encore et encoreUn nom, une date de naissance et un numéro de passeport sont ressaisis d'un formulaire à l'autre, et une seule inversion de chiffres devient un refus qui suit le client.
- C'est une question de confidentialitéDes documents de clients sur un disque personnel, partagés par lien, dans un compte que personne ne peut vérifier, ce n'est pas le même risque qu'un système avec des rôles et une trace de qui a ouvert quoi.
Ce qu'ImmCase fait avec la même information
Les mêmes faits, au même endroit, avec les communications rattachées au dossier plutôt que logées dans le téléphone de quelqu'un. C'est toute la différence — non pas plus de fonctions, mais un seul dossier au lieu de cinq.
- SMS, ligne téléphonique dédiée, WhatsApp et appels vidéo à même la plateforme
- Validation et remplissage automatique des formulaires, pour qu'un numéro de passeport ne soit saisi qu'une fois
- Stockage sécurisé à partir de 50 Go pour les pièces et les documents de travail
- Un portail client avec applications mobiles, pour que le client regarde au lieu de demander
- Hébergé au Canada
Ce que cela coûte pour en avoir le cœur net
Les forfaits commencent à 49 $ CA par mois pour un praticien seul, avec un essai gratuit de 14 jours, sans carte de crédit. C'est la façon honnête de répondre à la question : faites passer un vrai dossier dans l'outil pendant deux semaines et voyez si le suivi y est meilleur que dans votre tableur.
Là où ImmCase n'est pas la réponse
Si vous portez peu de dossiers, que vous travaillez seul et que rien n'a mal tourné à cause de votre façon de les suivre, votre tableur ne vous coûte encore rien. Migrer un système qui fonctionne, pour le principe, c'est une semaine que vous ne récupérez pas.
Le changement vaut la peine quand une deuxième personne a besoin de la même vue que vous, quand un client a posé une question à laquelle le dossier ne répond pas, ou quand vous avez rattrapé une erreur de transcription avant qu'elle ne vous rattrape. Si rien de cela n'est arrivé, gardez le tableur et revenez quand ce sera le cas.
Si ce que vous pesez n'est pas un tableur mais un CRM de vente que vous payez déjà, c'est une autre comparaison.
Faites passer un vrai dossier pendant deux semaines
Essai gratuit de 14 jours, sans carte de crédit. Si le dossier n'est pas mieux tenu que dans votre tableur, vous le saurez en deux semaines.